Polski ustrój ksiąg wieczystych funkcjonuje na zasadzie systemu realnego. Księga wieczysta to dokument sporządzany oddzielnie dla każdej wyodrębnionej nieruchomości. Dana nieruchomość może posiadać przy tym tylko jedną księgę wieczystą. Dokument pozwala nie tylko na sprawdzenie aktualnego stanu właścicielskiego nieruchomości, ale i prześledzenie jej historii od początku założenia dla niej księgi wieczystej.
200-letnia tradycja ksiąg wieczystych
Proceder rejestrowania nieruchomości w Polsce ma 200-letnią tradycję. Jego początki sięgają 1818 roku, kiedy to została wydana ustawa z 26 kwietnia 2818 r. Prawo o ustaleniu własności dóbr nieruchomych, o przywilejach i hipotekach.
Pierwotnie dokument identyfikujący nieruchomość nazywany był księgą hipoteczną (księgi hipoteczne założone przez 1 stycznia 1947 r. obowiązująca aktualnie ustawa o KW określa mianem "ksiąg dawnych") i dzielił się na trzy części: wykaz hipoteczny, księgę umów wieczystych i zbiór dokumentów. Już w rok po uchwaleniu ustawy o ówczesnych księgach hipotecznych w dokumentach zaczęto wyodrębniać cztery działy, przy czym ten podział - po niewielkich zmianach - funkcjonuje do dziś.
Obecnie każda księga wieczysta prowadzona jest według tego samego schematu (uniwersalny formularz) i składa się z czterech działów, podzielonych na łamy (rubryki).
Obowiązujący aktualnie opis struktury księgi wieczystej zawarty jest w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów.
Migracja KW do EKW
Na podstawie Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 20 sierpnia 2003 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym tradycyjne KW mają zostać zdigitalizowane.
Wszystkie księgi wieczyste są od kilku lat sukcesywnie migrowane do systemu informatycznego. Proces odbywa się w specjalnie powołanych w tym celu ośrodkach migracyjnych (oddziałach sądów okręgowych).
Migracji podlega wyłącznie treść dotychczasowej KW, bez możliwości uzupełnienia danymi, których księga nie zawiera. W elektronicznej księdze wieczystej (EKW) znajdą się wszystkie niewykreślone wpisy, wzmianki i adnotacje naniesione do tradycyjnej KW. Pomijane są z kolei podpisy, wykreślenia, zmiany wpisów wykreślonych oraz wpisy z zakresu wydzielenia części nieruchomości gruntowych
EKW zawiera tę samą strukturę co tradycyjna KW, przy czym liczba stosowanych w EKW pól/podpól i rubryk/podrubryk, zastępujących tradycyjne łamy, sięga około 300 pozycji, jednak tylko część z nich to pola obowiązkowe do uzupełnienia.
Każde pole EKW ma przypisany unikalny czterocyfrowy numer, w którym poszczególne cyfry rozdzielane są kropkami i oznaczają:
pierwsza cyfra identyfikuje dział,
druga cyfra oznacza numer rubryki,
trzecia cyfra jest oznaczeniem podrubryki (jeśli podrubryki nie ma, to wpisywana jest cyfra 0),
czwarta cyfra to kolejny numer pola w rubryce.
Na oznaczenie podpól stosuje się czterocyfrowy numer pola, w którym wydzielone jest dane podpole, z dodaną kolejną literą alfabetu.
Rubrykom nadawane są z kolei numery dwucyfrowe. Pierwsza cyfra określa numer działu, a druga numer kolejnej rubryki w danym dziale.
Podrubryki identyfikowane są numerami trzycyfrowymi. Trzecia cyfra to numer podrubryki w danej rubryce.
Okładka
Po wpisaniu numeru księgi wieczystej do systemu EKW, w pierwszej kolejności prezentowana jest okładka EKW, która zawiera następujące informacje:
nowy numer EKW (składający się z kodu wydziału, numeru księgi wieczystej i cyfry kontrolnej),
typ księgi (zależnie od typu EKW wyświetlany jest nieco inny formularz, z charakterystycznym dla danego typu układem pól i rubryk. Przykładowo struktura EKW prowadzonej dla lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość nie zawiera w dziale I w rubryce "Oznaczenie" podrubryki "Działka ewidencyjna", za to będzie zawierała podrubrykę "Lokal" wraz z polami: "Ulica", "Numer budynku", "Numer lokalu"):
gruntowa,
grunt oddany w użytkowanie wieczyste,
grunt oddany w użytkowanie wieczyste i budynek stanowiący odrębną nieruchomość,
grunt oddany w użytkowanie wieczyste i urządzenie stanowiące odrębną nieruchomość,
- grunt oddany w użytkowanie wieczyste, budynek i urządzenie stanowiące odrębną nieruchomość,
budynek stanowiący odrębną nieruchomość,
lokal stanowiący odrębną nieruchomość,
własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego,
spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej
wydział wieczystoksięgowy, w którym jest przechowywana KW (czyli nazwa sądu rejonowego),
daty zapisania i ewentualnego zamknięcia KW
położenie nieruchomości
właściciela nieruchomości lub uprawnionego, użytkownika wieczystego
Dział I KW
W I dziale KW zawarty jest opis nieruchomości, jej granic, a także odłączeń, przyłączeń i służebności przynależnych do innych nieruchomości.
Dział II KW
W dziale II KW znajdziemy informacje identyfikujące właściciela nieruchomości.
Dział III KW
Dział II KW zawiera wpisy o charakterze ograniczeń właściciela nieruchomości w rozporządzaniu prawem własności oraz służebności obciążające tę nieruchomość.
Dział IV KW
Ostatni dział KW to miejsce, w którym gromadzone są wpisy dotyczące długów hipotecznych.